Meldepflichten leicht erfüllt: Entsendung von Arbeitnehmern nach Spanien

Mitarbeiterentsendung | Unsere Erfahrung, Ihr Vorteil!

Mit der Erfahrung von vielen Jahren Austausch und Korrespondenz mit den spanischen Arbeitsbehörden sind wir ein zuverlässiger Partner bei der Erfüllung Ihrer Meldepflichten in Spanien. In fast allen Regionen haben wir mittlerweile Ansprechpartner und langjährige Kontakte in den Behörden, falls individuelle Rückfragen erforderlich sein sollten, und wir kennen die Anforderungen jeder Behörde im Einzelfall, da diese je nach Region variieren können. 

Jede Region Spaniens ein eigener Vordruck – ansonsten freie Abfassung

Das spanische Arbeitnehmerentsendegesetz bestimmt ganz klar, welche Daten im Rahmen einer Entsendemitteilung übermittelt werden müssen. Allerdings resümiert jede Region diese Anforderungen in einem eigenen Vordruck, der nur in Einzelfällen auch auf Englisch zur Verfügung steht. Einen aktuell anwendbaren gültigen Vordruck zu ermitteln erfordert also bereits ein gewisses Fingerspitzengefühl, weil Behörden bei Vorlage eines nicht mehr gültigen Vordrucks auch schon mal die gesamte Mitteilung einfach ablehnen, was nicht nur ärgerlich ist, sondern vor allem auch wirtschaftliche Verluste bedeuten kann, wenn deswegen der Einsatz nicht begonnen werden darf. Sollte noch kein Vordruck von der Autonomie vorgelegt worden sein, setzen wir auch gerne eine freie Entsendemitteilung in Anlehnung an die Anforderungen des Gesetzes auf, die in diesem Falle möglich ist.

Vorbereitung und (telematische) Übermittlung von Entsendemitteilungen

Sobald Sie einen Einsatz in Spanien planen, sollten Sie uns frühstmöglich kontaktieren, denn fristgerecht sind Entsendemitteilungen nur dann, wenn sie vor Beginn des Arbeitseinsatzes übermittelt der Behörde vorliegen - spätestens am Tag des Einsatzbeginns. Unser Auftragsvordruck fragt prägnant und praxisnah die Kerninformationen ab, die das spanische Arbeitnehmerentsendegesetz für die Entsendungsmitteilungen verlangt.

Da jede Region einen eigenen Vordruck vorhält, wäre es für Kunden eine Herausforderung

• den jeweils aktuellen und anwendbaren Vordruck zu ermitteln,
• das Ausfüllen des Vordrucks auf Spanisch oder in einigen Fällen online auf Galizisch zu bewältigen und
• sich für die telematische Übermittlung eine spanische digitale Signatur zu besorgen

Beantragung der Eintragung im Arbeitssicherheitsregister (REA)

Sollte Ihr Personaleinsatz in Spanien stattfinden auf einer Baustelle, in einer Werkshalle oder auf einem Gelände, das arbeitssicherheitsrechtlich als risikobehaftet angemeldet wurde, dann muss das deutsche Unternehmen nachweisen, dass es in Deutschland die europäische Richtlinie zur Arbeitssicherheit im Betrieb erfüllt und sämtliches Personal (einschließlich des entsendeten Personals), also Arbeitnehmer und Führungspersonal, in Arbeitssicherheit geschult wurde.

Dieser Nachweis ist einzureichen bei der spanischen Behörde für Arbeitssicherheit (sog. REA Behörde). Dort beantragt man die Eintragung als arbeitssicherheitsrechtlich geprüftes Unternehmen (REA= registro de empresas acreditadas), was Voraussetzung für die Zulassung auf Baustellen ist. Diese zusätzliche Meldepflicht erfüllt man bereits mit Antragstellung – so dass nicht auf einen Bescheid zum Antrag (Eintragung oder Ablehnung) gewartet werden muss, um den Einsatz zu beginnen.

Man sollte meinen, dass es auf europäischer Ebene im Rahmen des freien Dienstleistungsverkehrs gar nicht mehr erforderlich sein sollte, Meldepflichten nachzukommen  – aber noch bestehen diese Meldepflichten und wir stehen Ihnen für die Erfüllung gerne zur Verfügung.

Im Oktober 2020 wurde eine Verordnung verabschiedet derzufolge bei der Arbeitsinspektion eine Sondereinheit "Kontrolle zu transnationalen Dienstleistungen" (Unidad Especial de Coordinación sobre Lucha contra el Fraude en el Trabajo Transnacional) eingerichtet wurde, um allen europäischen Arbeitnehmern den Schutz, den sie verdienen, auch garantieren zu können.

Damit erhalten die Beachtung arbeitsrechtlicher Vorschriften und das korrekte Erfüllen von Meldepflichten noch mehr Gewicht als bisher schon.

„Aufgrund der unterschiedlichen Registrierungsmethoden der spanischen Provinzen bei Entsendungen haben wir uns vor rund zwei Jahren für die Zusammenarbeit mit der AHK entschieden und sind sehr zufrieden mit dem kompetenten Team vor Ort. Daher ein besonderes Dankeschön an die AHK, die stets ein verlässlicher Partner ist.“

Team Internationale Mobilität / Bertrandt AG

„Wir vertrauen bei unseren Entsendungen besonders auf die Unterstützung der Deutschen Handelskammer für Spanien. Eine kompetente, freundliche aber vor allem auch verständliche und partnerschaftliche Zusammenarbeit die gemeinsam zum Erfolg führt. Vielen Dank dafür!“

Jasmin Köhler, Assistentin der Geschäftsleitung / Blumenbecker Automatisierungstechnik GmbH,

“Wir haben die Zusammenarbeit stets als sehr professionell und hilfreich empfunden. Die IAC GmbH hilft Ihren Kunden bei internationalen und europäischen Entsendungen. Die AHK hilft uns bei der Umsetzung der besonderen Anforderungen bei Entsendungen nach Spanien und wir danken für die zielorientierte Arbeit.”

Kai Mütze, Geschäftsführer / IAC Unternehmensberatung

“Bei Beauftragungen von Entsendungen nach Spanien sowie für REA-Beantragungen ist die AHK Spanien ein sehr zuverlässiger und vertrauensvoller Partner. Die zuständige Bearbeiterin Frau Gerster, ist eine sehr kompetente und hilfsbereite Ansprechperson, so dass Entsendungen o. ä. Beauftragungen reibungslos, zeitnah und zuverlässig durchgeführt werden. Eine Zusammenarbeit mit der AHK Spanien empfehlen wir sehr gerne weiter.”

Johannes Schwörer, Geschäftsführer / SchwörerHaus KG

"Unsere REA-Registrierung war dank der schnellen und kompetenten Bearbeitung durch die AHK Spanien unkompliziert und in kürzester Zeit erledigt. Besonders hervorheben möchten wir die kurze und sehr sachkundige Bearbeitung durch Frau Gerster.”

Wolfram Hietschold, Mitglied der Geschäftsleitung und Bereichsleiter Finanzen und Administration / Vollert Anlagenbau GmbH